En una economía globalizada las
empresas tienen una necesidad creciente de expandir sus actividades a otros
países, y con ello la de desplazar a sus empleados juntos con sus familiar. El traslado
de empleados es un reto para cualquier empresa, ya que su reubicación debe
realizarse de manera sencilla y productiva.
Los resultados de un traslado son
siempre mejores cuando se organiza con tiempo y si se hace a través de una empresa
especializada en los servicios de relocation, que se ocupa y preocupa
únicamente por el traslado del empleado y su familia.
La reubicación en una nueva
ciudad puede ser uno de los eventos más estresantes en la vida de una persona.
Las familias que se trasladan por motivos laborales de uno de sus integrantes
se sienten muy vulnerables y necesitan desesperadamente apoyo.
Las personas que se ocupan del
traslado de una familia necesitan cierta información antes de organizar el
cambio a otro país. Es importante que la empresa sepa cuándo debe comenzar a
preparar un traslado, cuántas personas se mudan, por cuánto tiempo y en qué
condiciones.
Por parte del empleado, es
importante que éste conozca dónde van a vivir, posibilidades de escolarización,
duración de la asignación, salario, fecha del cambio y cómo conseguir que todos
estén contentos.
Dentro del área de servicios de
Relocation, son muchos los aspectos a considerar, como por ejemplo la búsqueda
de vivienda, de colegio, formación cultural, gestión de mudanzas, alojamientos
temporales, carrera dual y apoyo al conyugue, capacitación en idiomas y
servicios de salida entre otros.
Analizaremos más profundamente
los problemas prácticos más comunes de la reubicación/relocation de la búsqueda
de vivienda y de colegio que afectan a cada expatriado y su familia antes,
durante y después del proceso de expatriación, así como las soluciones a estos
problemas.
Búsqueda de vivienda: Muchas familias
tienen que cambiar de país por causa del trabajo, y por lo general no saben
nada de la ciudad a la que están destinados y les resulta muy complicado tener
que buscar una casa sin saber cuáles son las zonas más recomendables. Es
difícil encontrar una casa para una familia, porque el nuevo hogar tiene que cubrir
las necesidades de todos sus miembros. Cada uno tiene sus preferencias y sus
ideas particulares y a veces no coinciden. También es importante considerar que
la vivienda quede cerca del lugar de trabajo del expatriado y del colegio de
niños, por lo que son muchos los factores a tomar en cuenta que pueden causar
estrés en el núcleo familiar.
Cuanto más sepan
las familias sobre el nuevo entorno, mejor van a conectar con la gente del país
y más fácil resultará el vivir allí. Visitar la nueva ciudad antes de mudarse
siempre ayuda para hacerse una idea sobre las distintas zonas, su población y
los sitios de interés. Por tanto,
contar con asesoramiento especializado que le ayude a conseguir la vivienda que
mejor se adapte a sus necesidades dentro del presupuesto establecido es el
primer requisito para el éxito en una búsqueda de vivienda.
Este apoyo,
también debería incluir el asesoramiento en la redacción del contrato de
alquiler para negociar, de la forma más ventajosa posible, las condiciones que
se aplicarán durante todo la vigencia del mismo ya que todas las discrepancias
que surjan tendrán que ser resueltas en base al mismo. Especial cuidado habrá
que tener con:
a.
Comprobar que quien alquila la vivienda
es efectivamente el propietario: Aunque en España es lo habitual, la obtención
de una nota simple solicitada en el Registro de la Propiedad aclarará este
punto. Con ello se evitará que el empleado dé una señal a quien no corresponde
y también la sorpresa a posteriori de que la persona que le ha alquilado la
vivienda no sea su propietario.
b.
Renta: La renta mensual algunas veces no
es negociable pero, en una gran cantidad de ocasiones sí lo es. Demostrar la
solvencia económica del empleado al propietario es la mayoría de la veces el
argumento más eficaz para la negociación. Es frecuente que se solicite una
copia de la nómina, de la declaración de
la renta o incluso de los movimientos bancarios que demuestren la misma.
c.
Conceptos incluidos en la Renta: El
contrato deberá determinar los gastos incluidos en la misma como los de
comunidad, la calefacción central, el alta de los suministros, la tasa de
basura o el Impuesto sobre Bienes Inmuebles entre otros.
d.
Duración del contrato: La duración del
mismo según la ley es la que se pacte libremente entre el empleado y el
propietario, que generalmente se fija en un año –y así se entiende si en el
contrato no indica lo contrario-. Sin embargo, quien alquila una vivienda debe
saber que tendrá derecho a prorrogar esta duración de año en año hasta
completar un periodo de tres años.
e.
Fianza, garantías y avales: La Ley
permite que, además de la fianza por importe de una mensualidad, el empleado y
el propietario pacten la constitución de cualquier otro tipo de garantía
adicional. Algunos propietarios exigen el pago de una o varias mensualidades a
cuenta de esta garantía adicional. Además, muchos propietarios solicitan la
constitución de un aval bancario para prevenir el impago de la renta.
Búsqueda de colegio: En principio,
buscar un colegio no parece un gran problema para los padres en un traslado,
porque ellos saben bien lo que quieren para sus hijos y están convencidos de
que la elección va a ser fácil. El problema viene cuando se dan cuenta de que el
sistema educativo es distinto al que están acostumbrados, cuando se tienen que
enfrentar a posibles listas de esperas o necesitan cumplir ciertos requisitos
para poder registrar a los hijos. Hay distintas opciones de escolarización y muchas veces no solo depende del idioma que
hablan los hijos para saber si es mejor llevarlos a un colegio internaciones, bilingüe,
privado o público. Los padres también tienen que tener en cuenta que las
vacaciones y los tiempos para registrar a los posibles estudiantes pueden
variar de un centro educativo a otro, además, no siempre hay plazas para los
niños.
Si los
transferidos comienzan la búsqueda de un colegio antes de llegar a España,
evitan el estrés a su llegada y la preocupación de no tener plaza. Es
importante elegir un colegio adecuado con antelación. Lo recomendable sería
enfocarse en los tipos y opciones de
colegio que pueden ser interesantes para los padres y los hijos así como la
documentación necesaria para poder registrarles.
Inmigración: La legalidad del empleado y
de su grupo familiar en el país de destino es el primer elemento a tomar en
cuenta y el que determinará la continuidad o no de la asignación.
El
incumplimiento de la normativa migratoria expone a la empresa, a su cúpula
directiva, a los responsables de Recursos Humanos, al empleado y su familia a
situaciones de deportación, expulsión, sanciones administrativas económicas y
penales, entre otras.
Por ello es
importante conocer los procesos y las opciones para seleccionar candidatos con
la cualificación y las características que permitan tramitar y obtener el
visado correspondiente. Tener en cuenta esta información nos permite establecer
políticas de movilidad que sean posibilidades reales en materia migratoria.
Identificar las
fases del proceso que seguirá la movilización internacional es esencial. Una
vez establecido el tipo de visado o permiso a solicitar, es necesario generar
una línea de tiempo que refleje los pasos a seguir y los plazos implicados.
Esta herramienta posibilita a los actores programar los siguientes movimientos
de cara a la asignación internacional. Si bien esta proyección inicial puede
tener modificaciones posteriores, ya que queda sujeta a la decisión o
intervención de organismos oficiales, servirá de referencia para organizar el
trabajo del empleado en España.
La organización: Uno de los mayores
retos es la organización del traslado. La mayoría de los empleados no saben
cuándo y cómo comenzar con todas las gestiones necesarias ni qué es lo que hay
que tener en cuenta para cada gestión individual. Una mala organización
significa una pérdida de tiempo para el empleado y una pérdida de dinero para
la empresa.
Por otra parte,
para la mayoría de los empleados lo más importante es hacer feliz a sus
familias y por eso muchas veces se centran en gestionar ellos mismos la
búsqueda de colegio y de la casa cuando ni siquiera tienen confirmado su
residencia legal en España. Es importante
por tanto, anticiparse y obtener información acerca del destino y definir qué
cosas son prioritarias antes de llegar a España.
Podemos concluir que la
expatriación es un proceso complejo tanto desde el punto de vista humano como
desde el punto de vista fiscal y legal, y sin embargo sigue siendo la solución
más utilizada por las empresas para apoyar su desarrollo internacional. Este
proceso se presenta en diferentes etapas para las cuales es necesario estar
preparado para hacer de este cambio una transición agradable y exitosa.
Por Carmen Cruz - International Relocation Manager
Employee Mobility Solutions
